Jeg er i vildrede. Min chef bad mig i sidste uge om at finde et mødelokale til ham. Han sagde, at det skulle være et sted i København. Mere fik jeg ikke at vide. Men som den arbejdsomme person jeg er, gik jeg på nettet og begyndte at lede: “Mødelokaler København”, skrev jeg i søgefeltet. Jeg fandt et sted, hvor de havde et hyggeligt mødelokale. Til 12 personer. Jeg tænkte jo, at han skulle til møde med nogle forretningsforbindelser i København. Han har altid møder med sine forretningspartnere, når han er i København. Så min tanke var, at et mødelokale til 12 måtte være stort nok. Det var også meget rimeligt i pris. Og prisen inkluderede kaffe, frugt og chokolade udover selve lejen af lokalet og dets faciliteter.

Hvornår?

Så da jeg havde fundet lokalet, spurgte jeg ham om, hvornår han har brug for det. Han sagde, at det skulle være ledigt den sidste fredag i februar. Ok, fint nok. Jeg bookede lokalet til ham. Og forplejning til 12 personer. Men så kom han i går og spurgte, om jeg havde fundet et lokale til ham. Sidste fredag i februar. Jeg svarede naturligvis, at ja, det havde jeg da. Jeg sendte ham kontrakten og linket til stedets site, så han kunne se lokalet online.

Der gik et par timer. Han talte i telefon. Men så kom han lige pludseligt farende og skældte mig hæder og ære fra. Hvorfor har jeg booket et lokale til kun 12 mennesker. Han råbte op. Sagde, at der kommer mindst 35 mennesker. Pludselig blev hele arrangementet for lille – og jeg sad der med en kontrakt, jeg ikke kunne bruge.

Blev lidt paf

Jeg blev lidt paf, må jeg indrømme. Jeg spurgte ham om, hvorfor han ikke havde fortalt mig, at lokalet skulle være til så mange. Ja, det havde han altså bare glemt. Nå! Jeg blev lidt sur. Men tænkte, at jeg stadig har tid til at finde et andet lokale. Der er heldigvis rigeligt at vælge imellem i København. Jeg vidste bare ikke helt, hvor jeg skulle starte.

Det første mødelokale jeg havde fundet, var lille og intimt – perfekt til nogle få personer omkring et mødetable. Men nu skulle jeg have noget helt tredje. Så ind på nettet igen og denne gang skrev jeg “Konferencelokaler København”. Jeg fandt nogle store lokaler. Med kapacitet til mere end 75 personer. Lidt af et spring fra de 12! Da jeg ikke ville risikere at lave endnu en fejl, tænkte jeg, at jeg måtte søge lidt grundigere denne gang.

Mindre konferencelokaler

Jeg indså, at jeg burde have stillet flere spørgsmål fra starten. Hvor mange mennesker præcis? Hvad skulle mødelokalerne bruges til? Skulle der være video-konference? Trænges der særlige IT-faciliteter? Alt det ville have hjulpet mig til at vælge det rette sted første gang. Så jeg skrev: “Konferencelokaler København små”. Jeg må sige, at det var ret heldigt, at jeg gjorde det. For jeg fandt nemlig et lokale hos det samme firma 🔗 , som det, jeg havde booket det lille lokale hos. De havde erfaring, fleksibilitet, og flere muligheder.

Jeg ringede dem op og spurgte, om de havde mange arrangementer den bestemte fredag. De fortalte, at de har endnu et arrangement, men det er først om eftermiddagen. Det betød, at morgenen var ledig – perfekt til vores møde. Jeg spurgte, om vi kunne lave den bookning, jeg allerede havde lavet om til at være for det lokale, de har, der kan huse op til 50 personer. Med den samme forplejning og de samme faciliteter.

Det kunne vi sagtens. Jeg skulle bare bekræfte ændringen og betale et forskud. Heldigvis var det ikke sværere end det. Jeg lærte på den hårde måde, at det lønner sig at være præcis om antallet af deltager, når man booker mødelokaler. En kapacitet på 50 personer giver også mere fleksibilitet end præcis 35 – der er plads til en ekstra person eller to, hvis det bliver nødvendigt, uden at lokalet føles tomt.

Jeg sendte linket til det større lokale til min chef, fortalte i mailen, at jeg har booket konferencelokalet i København, og at han gerne må huske at fortælle mig til, hvor mange lokalerne skal bookes næste gang, det kommer på tale. Denne gang skulle mødet lykkes – med den rigtige størrelse, de rigtige faciliteter, og uden yderligere drama.